Begin met de aanleiding en het gewenste werkresultaat
Vraag waarom de vacature bestaat en welk werk nu blijft liggen. ‘We zoeken een senior’ geeft minder richting dan een beschrijving van de projecten en beslissingen die iemand zelfstandig moet kunnen dragen. Laat de opdrachtgever een recente werksituatie uitleggen. Vraag daarna wat daarin van de nieuwe collega wordt verwacht en wat het team zelf blijft doen.
Maak onderscheid tussen de titel op de vacature en het werk dat daarachter zit. Twee bedrijven kunnen met ‘werkvoorbereider’ een verschillende combinatie van calculatie, planning en klantcontact bedoelen. Leg de belangrijkste taken vast met een concreet voorbeeld. Daarmee geef je de recruiter materiaal voor zoektermen én voor inhoudelijke vragen in het kandidaatgesprek.
Welke vragen horen in de opdrachtintake?
Gebruik het format hieronder als gesprekshulp. Stuur het niet alleen als leeg formulier door: onduidelijke antwoorden vragen verdieping. Betrek iemand die de dagelijkse werkzaamheden kent en laat de beslisser bevestigen wat vaststaat. Noteer ontbrekende informatie als open vraag met een eigenaar, zodat een onbevestigde aanname niet in de vacature belandt.
| Onderdeel | Intakevraag | Vastleggen |
|---|---|---|
| Werkresultaat | Wat moet na de eerste periode beter georganiseerd zijn? | Concrete taken en verwachte bijdrage. |
| Nodig bij de start | Welke ervaring moet direct inzetbaar zijn en waarom? | Een beperkt aantal onderbouwde criteria. |
| Aanleren | Wat kan het team begeleiden of opleiden? | Beschikbare begeleiding en realistische afspraken. |
| Aanbod | Welke uren, locatie en voorwaarden zijn bevestigd? | Goedgekeurde informatie voor kandidaten. |
| Beoordeling | Met welke vraag of werksituatie onderzoeken we ieder criterium? | Vergelijkbare kernvragen en bewijsvoorbeelden. |
| Besluit | Wie spreekt kandidaten en wie neemt het besluit? | Namen/rollen, feedbackmoment en vervolgroute. |
| Open punten | Welke vraag moet eerst worden beantwoord? | Eigenaar, deadline en effect op de procedure. |
Vertaal wensen naar onderzoekbare functiecriteria
Vage eigenschappen zoals ‘stevig’, ‘hands-on’ of ‘past in het team’ leveren geen gedeelde maatstaf op. Vraag welk gedrag in het werk nodig is. Als iemand onder tijdsdruk een planning moet aanpassen, onderzoek dan hoe de kandidaat prioriteiten stelt en betrokkenen informeert. Het criterium wordt daarmee bespreekbaar zonder een algemene indruk als bewijs te gebruiken.
Scheid noodzakelijke startkennis van voorkeuren. Vraag bij ieder criterium waarom het nodig is voor de functie. De NVP Sollicitatiecode biedt algemene uitgangspunten voor een zorgvuldige en transparante procedure. Ons briefingformat is een praktische uitwerking voor de samenwerking tussen bureau en opdrachtgever; het is geen officieel NVP-formulier.
Voorbeeld: een briefing voor een technische werkvoorbereider
Fictieve intake: een technische opdrachtgever vraagt om ‘minimaal vijf jaar ervaring en stressbestendigheid’. Doorvragen maakt duidelijk dat de nieuwe collega wijzigingen in materiaalbeschikbaarheid moet verwerken en de uitvoerder tijdig moet informeren. Het team kan het interne planningssysteem aanleren. De kernvraag wordt nu of iemand een vergelijkbare wijziging kan uitleggen, inclusief de gemaakte afweging.
De recruiter legt twee punten vast: ervaring met afhankelijkheden in een planning en duidelijke overdracht aan collega’s. In het gesprek vraagt die naar een concreet project. Is materiaalplanning nog niet besproken, dan blijft dat een vervolgvraag. Zo kan een kandidaat met een andere functietitel alsnog op relevante ervaring worden onderzocht.
Spreek feedback en wijzigingen vooraf af
Laat de opdrachtgever de briefing bevestigen voordat de search start. Bespreek wanneer die terugkoppelt op een voorstel en wat bruikbare feedback is: welk criterium is voldoende onderbouwd, wat mist nog en welke vervolgstap past? Een afgesproken reactiemoment helpt alleen wanneer iemand verantwoordelijkheid neemt voor het antwoord.
Verandert de functie tijdens de opdracht, werk dan de briefing bij met datum en reden. Bekijk welke lopende kandidaten of communicatie daardoor geraakt worden. Houd wijzigingen niet alleen in een chatgesprek. Het bureau moet kunnen uitleggen welke versie van de vraag bij een gesprek of voorstel is gebruikt.
Van briefing naar kandidaatdossier in Hola
Hola brengt vacatures, kandidaatdossiers, notities, taken en gespreksinformatie samen. Gebruik de bevestigde criteria om gesprekken voor te bereiden en de bevindingen terugvindbaar vast te leggen. Controleer eventuele AI-samenvattingen op betekenis en nuance. De recruiter maakt de afweging en bespreekt open vragen met de opdrachtgever.
Neem de ingevulde briefing mee naar een demo en laat één procedure volgen van vacature naar dossier en volgende actie. Een opdrachtbriefing is een werkafspraak van het bureau; deze gids belooft geen automatisch intakeformulier of opdrachtgevergoedkeuring in Hola. De waarde zit in de gedeelde inhoud die je vervolgens consequent gebruikt.
Gratis bestanden om zelf mee te werken
Open de CSV-bestanden in Excel of een ander spreadsheetprogramma. Je hoeft geen e-mailadres achter te laten.
- Intakebriefing voor een W&S-opdracht ↓
Invulformat met vragen over werk, criteria, aanbod, besluitvorming en open punten. Gebruik het samen met de opdrachtgever.
Bronnen en context
- NVP Sollicitatiecode
Algemene basis voor zorgvuldig en transparant werven en selecteren; geen bron voor een claim over de prestaties van Hola.
- Mensor: werkwijze voor opdrachtgevers
Praktijkobservatie: dit W&S-bureau beschrijft een persoonlijke intake als start van een opdracht. Ons vraagformat is zelfstandig uitgewerkt.
Eigen redactioneel briefingformat en fictief technisch voorbeeld. Bronnen bekeken op 15 september 2026. Genoemde organisaties zijn geen bevestigde klanten of aanbevelers van Hola Impact.
Veelgestelde vragen
Wie hoort bij een vacature-intake aanwezig te zijn?
Betrek de recruiter, iemand die het dagelijkse werk kent en de persoon die over de aanname beslist. Als niet iedereen aansluit, laat de ontbrekende beslisser de relevante afspraken expliciet bevestigen.
Hoeveel harde eisen zijn verstandig?
Gebruik alleen noodzakelijke eisen die je vanuit het werk kunt onderbouwen. Er is geen vast goed aantal. Leg daarnaast apart vast wat iemand kan aanleren en welke voorkeuren geen uitsluitingsgrond zijn.
Wat doe je als de opdrachtgever de rol tijdens de search wijzigt?
Maak een nieuwe bevestigde versie van de briefing, noteer de wijziging en bespreek wat die betekent voor lopende kandidaten, communicatie en afspraken. Houd de vorige versie terugvindbaar volgens jullie dossierbeleid.
Bekijk wat bij jullie werkwijze past.
Neem jullie huidige proces en belangrijkste vraag mee. Tijs of Bo laat zien hoe het Hola-platform daarop aansluit en welke inrichting nodig is.