Scheid de interne aanvraag van de externe vacature
Een aantrekkelijke tekst kan al klaar zijn terwijl budget of uren nog onzeker zijn. Publiceren brengt dan een belofte naar buiten die intern nog niet gedragen wordt. Leg eerst vast welk probleem de nieuwe collega oplost en welke capaciteit werkelijk nodig is. Een vervanging, uitbreiding en tijdelijke behoefte kunnen elk andere besluitvorming vragen.
Recruitee maakt in zijn documentatie onderscheid tussen een aanvraag en een vacature. Die scheiding is ook bruikbaar zonder speciale aanvraagmodule. Gebruik één beheerd document met versie, eigenaar en besluit. Een intern akkoord hoort niet als algemene mededeling in de vacaturetekst.
Werkformat voor een besluitbare aanvraag
Laat de aanvrager onderstaande velden invullen. Open vragen mogen zichtbaar blijven, maar benoem of ze publicatie blokkeren. Laat de bevoegde collega het besluit nemen; de recruiter hoeft ontbrekend budget niet af te leiden uit een enthousiaste reactie.
| Veld | Wat moet vaststaan? |
|---|---|
| Behoefte | Welke taken blijven liggen en welke alternatieven zijn bekeken? |
| Capaciteit | Aantal aanstellingen, uren en beoogde start |
| Aanbodruimte | Goedgekeurde bandbreedte en wie uitzonderingen beoordeelt |
| Selectie | Noodzakelijke startcriteria en aanleerbare onderdelen |
| Uitvoering | Recruiter, leidinggevende en beschikbare gesprekstijd |
| Besluit | Akkoord, aanpassing nodig of afgewezen; reden en datum |
| Herbeoordeling | Wanneer vervalt het akkoord of is een nieuw besluit nodig? |
Leg de volgorde van goedkeuring vast
Bepaal welke collega de behoefte beoordeelt en wie over budget of formatie mag beslissen. Dat kunnen twee verschillende personen zijn. Noteer vooraf wie bij afwezigheid bevoegd vervangt. Een collega die alleen de tekst controleert, geeft daarmee niet automatisch toestemming voor een extra aanstelling.
Gebruik heldere toestanden: concept, ter beoordeling, aanpassing nodig en goedgekeurd. Een status is een werkafspraak, geen bewijs op zichzelf. Bewaar het besluit met de goedgekeurde versie. Als meerdere aanstellingen toegestaan zijn, houd bij hoeveel daarvan nog openstaan.
Een gewijzigd aanbod vraagt een nieuwe controle
Fictief: een bouwbedrijf krijgt akkoord voor één werkvoorbereider van 32 uur. Tijdens de intake blijkt 40 uur gewenst en verandert de salarisruimte. De recruiter houdt de aanvraag open voor herbeoordeling en vraagt de beslisser om de gewijzigde versie te bevestigen. Het oude akkoord wordt niet stilzwijgend gebruikt voor nieuwe voorwaarden.
Spreek vooraf af welke wijzigingen opnieuw akkoord vragen: meer mensen, meer uren, een andere locatie of aanbod buiten de afgesproken ruimte. Kleine tekstverbeteringen hoeven niet door dezelfde besluitroute wanneer de inhoud gelijk blijft. Leg het onderscheid vast zodat het team geen onnodige goedkeuringsrondes krijgt.
Van goedgekeurde aanvraag naar uitvoerbare werving
Controleer vóór publicatie of de vacaturetekst overeenkomt met het besluit, of iemand reacties kan behandelen en of de eerste gesprekken in de agenda passen. Koppel het aanvraagnummer aan jullie interne werkdocument. Bespreek een verlopen of ingetrokken aanvraag in het vacatureoverleg; laat haar niet als onbeperkte toestemming staan.
Hola ondersteunt vacatures, notities en taken voor de uitvoering van het recruitmentproces. Deze gids belooft geen ingebouwde budgetgoedkeuring of automatische blokkade vóór publicatie. Bespreek in een demo hoe het interne akkoord buiten of binnen jullie afgesproken inrichting wordt vastgelegd en gecontroleerd.
Bronnen en context
- Recruitee: vacature aanvragen
14 november 2023. Productdocumentatie voor het onderscheid aanvraag, besluit en vacature.
Bronnen gecontroleerd op 19 oktober 2026. De werkformats en fictieve voorbeelden zijn van Hola Impact. Leveranciersdocumentatie beschrijft het genoemde product; zij bewijst geen functie of klantresultaat van Hola. De voorgestelde werkwijze is geen gemeten prestatieverbetering.
Veelgestelde vragen
Is een vacature-intake hetzelfde als een vacatureaanvraag?
Nee. De aanvraag gaat over toestemming en ruimte om te werven. De intake werkt het werk en de selectie inhoudelijk uit. De uitkomst van een intake kan wel aanleiding geven om de aanvraag opnieuw te laten beoordelen.
Moet ieder MKB-bedrijf een goedkeuringsmodule kopen?
Nee. Bij een klein team kan een beheerd format met een aantoonbaar besluit volstaan. Een module is pas nuttig als zij een concreet probleem in rollen, versies of aantallen oplost.
Bekijk wat bij jullie werkwijze past.
Neem jullie huidige proces en belangrijkste vraag mee. Tijs of Bo laat zien hoe het Hola-platform daarop aansluit en welke inrichting nodig is.