Een vacature begint met een besluit en een intake
Leg vast waarom de rol nodig is, wie het budget en aanbod goedkeurt en wie de selectie aanstuurt. Zonder die afspraken kan een team kandidaten spreken terwijl uren, salaris of startdatum intern nog ter discussie staan. Dat leidt tot herstelwerk precies wanneer iemand een serieuze keuze wil maken.
Gebruik een herkenbare vacaturecode als dezelfde functietitel op meerdere locaties voorkomt. Koppel de vacature aan de juiste eigenaar en afdeling. Benoem welke criteria noodzakelijk zijn, wat aangeleerd kan worden en welke informatie eerst nog gecontroleerd moet worden voordat je publiceert.
| Intakeonderdeel | Besluit dat nodig is |
|---|---|
| Reden en prioriteit | Welke rol moet worden ingevuld en waarom nu? |
| Werk en voorwaarden | Taken, locatie, uren, salarisband en relevante afspraken. |
| Selectiecriteria | Wat moet iemand aantoonbaar kunnen bij de start? |
| Eigenaarschap | Wie beslist, wie behandelt reacties en wie vervangt bij afwezigheid? |
| Publicatie | Welke versie gaat op welke kanalen live? |
| Afronding | Wanneer sluiten we de rol en wie handelt resterende kandidaten af? |
Bewaar één bronversie van de vacature
Laat wijzigingen aan salaris, rooster of eisen via één afgesproken route lopen. Noteer datum, reden en goedkeuring bij wezenlijke wijzigingen. Pas daarna de werken-bij-pagina, gedeelde documenten en externe plaatsingen aan. Een update in jullie platform betekent niet dat ieder extern kanaal die wijziging automatisch heeft ontvangen.
Controleer de openbare pagina na een wijziging. Bekijk de tekst, sollicitatieknop en juiste vacaturekoppeling op mobiel. Wanneer een kandidaat op een oude advertentie reageert, moet het team weten welke informatie die persoon waarschijnlijk heeft gezien. Houd daarom rekening met bestaande links en versies in lopende campagnes.
Scheid vacaturestatus van kandidaatstatus
Een vacature kan in voorbereiding, actief, gepauzeerd of gesloten zijn. Een kandidaat kan tegelijkertijd nog wachten op feedback. Het sluiten van de vacature beëindigt niet vanzelf iedere procedure op een zorgvuldige manier. Leg vast wat een statusverandering doet met publicatie, formulieren en openstaande acties.
Bij pauzeren moet je bijvoorbeeld beslissen of nieuwe reacties nog welkom zijn en wat je lopende kandidaten vertelt. Bij sluiten moet duidelijk zijn of de positie is vervuld, ingetrokken of opnieuw wordt uitgewerkt. Gebruik die redenen consequent zodat rapportages een gesloten rol niet automatisch als succesvolle aanname tellen.
Sluit de vacature op alle betrokken plekken
Maak een kanaallijst: eigen website, jobboards, sociale berichten, referrals en eventuele partners. Geef ieder kanaal een verantwoordelijke voor actualisatie. Bij een handmatige plaatsing hoort ook een handmatige sluitcontrole. Een feed of connector vraagt een gecontroleerde bevestiging dat de wijziging is verwerkt.
Handel openstaande kandidaten apart af, controleer geplande berichten en archiveer of verwijder gegevens volgens het afgesproken beleid. Laat op oude links geen misleidend actief sollicitatieformulier staan. Voor echte vacaturepagina’s met JobPosting-gegevens gelden ook Google’s voorwaarden voor verlopen vacatures.
Gebruik een kort wekelijks vacatureoverleg
Bespreek per actieve rol het aantal onbehandelde reacties, openstaande beoordelingen, publicatieproblemen en noodzakelijke beslissingen. Vermijd een algemene rondvraag zonder eigenaar. Eindig ieder punt met een concrete actie en datum, zodat het volgende overleg kan vaststellen wat is opgelost.
Hola brengt vacatures, kandidaten en een werken-bij-route samen. Kanalen en feeds vragen per situatie om inrichting of goedgekeurde koppelingen. Laat demonstreren hoe een rol wordt geopend én gesloten, inclusief wat er gebeurt met nog actieve kandidaten. Dat maakt de beheerlast duidelijker dan alleen het aanmaken van een vacature.
Bronnen en context
- Google Search Central: vacaturepagina’s en verlopen vacatures
Officiële instructies voor echte vacaturedetailpagina’s, waaronder actualiteit en verlopen vacatures.
De intake- en beheerafspraken zijn een praktisch voorstel. Controleer voor ieder gebruikt publicatiekanaal de eigen mogelijkheden en voorwaarden.
Veelgestelde vragen
Is vacaturebeheer hetzelfde als vacatureteksten schrijven?
Nee. Tekst is één onderdeel. Vacaturebeheer omvat ook goedkeuring, publicatie, wijzigingen, eigenaarschap, kandidaten en afsluiting op alle gebruikte kanalen.
Wordt een vacature overal gesloten als ik haar in mijn ATS sluit?
Dat hangt af van de koppeling per kanaal. Controleer of sluiten wordt doorgestuurd en bevestigd. Handmatige publicaties vragen vaak een aparte handeling.
Bekijk wat bij jullie werkwijze past.
Neem jullie huidige proces en belangrijkste vraag mee. Tijs of Bo laat zien hoe het Hola-platform daarop aansluit en welke inrichting nodig is.