Gebruik één meetdefinitie binnen je organisatie
In deze gids gebruiken we kalenderdagen. Time to hire loopt van de start van de procedure van de uiteindelijk aangenomen kandidaat tot acceptatie van het aanbod. Time to fill loopt van het vrijgeven van de vacature voor werving tot diezelfde acceptatie. Dit zijn werkdefinities voor het rekenvoorbeeld; systemen en organisaties kunnen andere meetpunten hanteren.
Leg bijvoorbeeld vast of jullie een vacature starten bij interne goedkeuring of openbare publicatie. Kies ook of het eindpunt acceptatie of ondertekening is. De eerste werkdag is weer een ander moment, vaak beïnvloed door opzegtermijn of beschikbaarheid. Meng deze datums niet zonder toelichting in hetzelfde rapport.
| Meting | Start in deze gids | Einde in deze gids |
|---|---|---|
| Time to hire | Kandidaat start de procedure. | Kandidaat accepteert het aanbod. |
| Time to fill | Vacature wordt vrijgegeven voor werving. | Kandidaat accepteert het aanbod. |
| Tijd tot eerste werkdag | Apart gekozen beginpunt. | Medewerker begint daadwerkelijk; apart rapporteren. |
Rekenvoorbeeld met concrete datums
Fictief voorbeeld: een vacature wordt op 1 september vrijgegeven. De later aangenomen kandidaat start op 12 september in de procedure en accepteert op 26 september het aanbod. Time to hire is dan 14 kalenderdagen. Time to fill is 25 kalenderdagen. We berekenen het datumverschil, dus tellen de begindag niet nog eens als volledige dag mee.
Begint de medewerker op 1 november, dan verandert dat in deze definitie de time to hire en time to fill niet. Wil je de tijd tot inzetbaarheid volgen, rapporteer die apart. Zo kan een team een snelle selectie hebben terwijl de bezettingsvraag nog weken openstaat.
Bij meerdere aannames voor één vacature leg je vooraf vast of je de eerste of laatste ingevulde positie meet, of per positie rapporteert. Bij heropening noteer je of een nieuwe meetperiode begint en waarom. Anders kunnen dezelfde gebeurtenissen tot onvergelijkbare cijfers leiden.
Splits de totale tijd op in fases
Een hoge doorlooptijd vertelt nog niet waar het probleem zit. Splits de procedure op in tijd tot eerste contact, tijd tot gesprek, wachten op beoordeling en tijd tot voorstel. Maak onderscheid tussen actie bij de werkgever en wachten op een afgesproken kandidaatmoment.
Illustratie: een procedure duurt veertien dagen, waarvan acht dagen tussen gesprek en interne feedback. Meer advertentiebudget verandert die wachttijd niet. Een heldere eigenaar voor feedback en een gereserveerd beslismoment zijn dan logischer eerste verbeteringen. Controleer met dossiers of de fasegegevens dit beeld ondersteunen.
Vergelijk zorgvuldig bij kleine aantallen
Toon bij een gemiddelde het aantal aannames en liefst ook de afzonderlijke waarden of mediaan. Een langdurige uitzondering kan het gemiddelde sterk verhogen. Vergelijk rollen met vergelijkbare eisen en omstandigheden en noteer pauzes, gewijzigde functieprofielen of uitgestelde beslissingen.
Gebruik geen algemeen ‘goed’ aantal dagen zonder passende onderbouwing. Een snelle procedure is niet automatisch zorgvuldig, en een langere procedure is niet automatisch slecht. Combineer snelheid met kandidaatcommunicatie, kwaliteit van de beoordeling en de vraag of afspraken worden nagekomen.
Test de datums voordat je op de grafiek stuurt
Laat het systeem een fictieve procedure met bekende datums doorlopen en reken het resultaat handmatig na. Controleer tijdzone, kalenderdagen versus werkdagen en wat een teruggezette fase met de meting doet. Spreek af wie foutieve datums kan herstellen en hoe de wijziging herkenbaar blijft.
Hola beschrijft inzicht in faseduren en aannames. Vraag welke start- en eindmomenten de gekozen rapportage gebruikt en welke velden daarvoor ingevuld moeten zijn. Een dashboard kan pas bruikbaar zijn wanneer de definitie overeenkomt met jullie manier van werken.
Veelgestelde vragen
Wat is het verschil tussen time to hire en time to fill?
Time to hire begint in de hier gebruikte definitie bij de procedurestart van de aangenomen kandidaat. Time to fill begint bij het vrijgeven van de vacature. Beide eindigen bij acceptatie van het aanbod.
Wat is een goede time to hire?
Daar is geen universeel aantal dagen voor. Kijk naar vergelijkbare rollen, jullie fasewachttijden en de zorgvuldigheid van de procedure. Gebruik een externe benchmark alleen als definities en context passen.
Bekijk wat bij jullie werkwijze past.
Neem jullie huidige proces en belangrijkste vraag mee. Tijs of Bo laat zien hoe het Hola-platform daarop aansluit en welke inrichting nodig is.