Begin met de vragen van het wekelijkse overleg
Wil je weten welke vacature te weinig reacties krijgt, welke kandidaten te lang wachten of welke bron passende gesprekken oplevert? Dat zijn verschillende vragen. Kies eerst het besluit dat iemand moet nemen en pas daarna de grafiek. Een scherm met veel cijfers kan nog steeds verbergen waar actie nodig is.
Scheid een werkvoorraad van een resultaat over een periode. ‘Er staan acht kandidaten in kennismaking’ is een momentopname. ‘Acht kandidaten bereikten deze maand kennismaking’ is een gebeurtenistelling. Beide kunnen juist zijn, maar zijn niet uitwisselbaar. Zet dit onderscheid in de naam of toelichting van de KPI.
Een compact dashboard met zes bruikbare meetpunten
Onderstaande inrichting is een voorstel voor een werkgever die zelf opvolgt. Kies de periode en uitsplitsing die bij jullie volume passen. Toon bij percentages altijd de aantallen, zodat één extra kandidaat niet ongemerkt als grote structurele verandering wordt gelezen.
| KPI | Definitie om vast te leggen | Mogelijke actie |
|---|---|---|
| Nieuwe sollicitaties | Aantal nieuwe vacaturegebonden reacties in de periode, volgens vaste ontdubbeling. | Bereik en sollicitatieroute onderzoeken. |
| Passende kandidaten | Reacties die aan vooraf vastgelegde noodzakelijke criteria voldoen. | Aanbod, doelgroep of criteria bespreken. |
| Reacties zonder vervolgactie | Actieve procedures zonder eigenaar of afgesproken volgende stap. | Werk verdelen en ontbrekende taken invullen. |
| Wachttijd per fase | Dagen sinds de kandidaat de huidige fase bereikte. | Feedback of besluitvorming versnellen. |
| Aannames per bron | Aannames met herleidbare bron, plus onbekende bron apart. | Kanalen op inhoudelijke uitkomst beoordelen. |
| Kosten per aanname | Afgesproken kosten gedeeld door aannames binnen dezelfde meetdefinitie. | Budget en proces samen bekijken. |
Lees een klein aantal zonder schijnzekerheid
Fictief voorbeeld: bron A levert twintig reacties en vier passende gesprekken, bron B zes reacties en drie passende gesprekken. A heeft meer volume; B heeft in dit voorbeeld een hoger aandeel gesprekken. Je kunt nog niet concluderen dat B altijd beter werkt: rol, periode, kosten en aantallen verschillen mogelijk.
Noteer context naast de cijfers, zoals een aangepaste vacaturetekst of ontbrekende bronregistratie. Vergelijk soortgelijke vacatures waar dat kan. Wanneer je weinig aannames hebt, kan één aanname het kostengetal sterk veranderen. Toon daarom de onderliggende kosten en het aantal aannames, niet alleen één afgerond bedrag.
Controleer eerst of het systeem hetzelfde telt als je team
Maak een klein fictief scenario met één kandidaat op twee vacatures, een terugtrekking en een heropende procedure. Controleer welke cijfers veranderen. Spreek af of je personen, sollicitaties of procedurestappen telt. Een systeem kan technisch correct rekenen terwijl gebruikers iets anders denken te zien.
Gebruik vaste definities voor ‘passend’, ‘gesprek’ en ‘aangenomen’. Laat onbekende bronnen zichtbaar in plaats van ze automatisch aan een populair kanaal toe te wijzen. Een dashboard met ontbrekende kosten is geen volledige kostenanalyse. Noteer wat niet beschikbaar is, zodat het team de grenzen van het overzicht kent.
Koppel iedere afwijking aan een eigenaar
Bespreek de grootste afwijking, zoek het onderliggende dossier of proces en kies één verbetering. Leg vast wie die uitvoert en wanneer je kijkt of er iets veranderde. Verander niet tegelijkertijd tekst, doelgroep, kanaal en opvolging als je wilt begrijpen welke ingreep effect heeft.
Het Hola-platform beschrijft funnelinzichten, faseduren en aannames. Bron- en kostenanalyses hangen af van complete invoer en geactiveerde onderdelen. Laat in een demo de cijfers terugleiden naar een voorbeeldprocedure. Dat controleert de betekenis van het dashboard beter dan een screenshot met indrukwekkende aantallen.
Veelgestelde vragen
Welke recruitment-KPI is het belangrijkst?
Dat hangt af van het knelpunt. Bij gemiste opvolging zijn open acties en wachttijd belangrijk; bij weinig instroom bekijk je bereik en reacties. Gebruik een samenhangend klein overzicht in plaats van één allesbepalend getal.
Kan ik prestaties tussen afdelingen vergelijken?
Alleen met context en dezelfde definities. Functies, regio’s, periodes en aantallen kunnen sterk verschillen. Toon die verschillen en trek bij kleine aantallen geen brede conclusie.
Bekijk wat bij jullie werkwijze past.
Neem jullie huidige proces en belangrijkste vraag mee. Tijs of Bo laat zien hoe het Hola-platform daarop aansluit en welke inrichting nodig is.