Maak per opdracht duidelijk wat je rapporteert
Noteer opdrachtgever, vacaturecode, rapportageperiode en peildatum. Houd de activiteit in die week apart van de actuele stand. Vijf gesprekken deze week kunnen bijvoorbeeld leiden tot drie actieve kandidaten op de peildatum. Tel gesprekken niet op bij actieve kandidaten alsof het dezelfde meeteenheid is.
Rapportagesoftware kan gegevens groeperen en filteren. Recruitee documenteert bijvoorbeeld datum- en vacaturefilters voor dashboards. Voor een opdrachtgever blijft een inhoudelijke controle nodig: zijn de juiste opdracht en periode gekozen, zijn de cijfers actueel en is de informatie geschikt voor deze ontvanger?
Een bruikbaar weekformat voor W&S
Vul de onderstaande rubrieken beknopt in. Begin met de belangrijkste blokkade of beslissing. Gebruik kandidaatnamen en dossiers alleen waar dat voor de afgesproken terugkoppeling nodig en toegestaan is; een algemeen voortgangsrapport kan vaak met aantallen werken.
| Rubriek | Inhoud | Eigenaar |
|---|---|---|
| Opdracht en periode | Vacaturecode, week en peildatum | Recruiter |
| Activiteit deze week | Gevoerde gesprekken en ontvangen feedback | Recruiter |
| Stand op peildatum | Actieve procedures per afgesproken fase | Recruiter |
| Open besluit | Concrete vraag, beslisser en gewenste datum | Opdrachtgever of bureau |
| Risico en onzekerheid | Wat kan de planning veranderen? | Gezamenlijk |
| Volgende stap | Actie, uitvoerder en terugkoppelmoment | Benoemde persoon |
Fictief voorbeeld: niet meer cv’s, maar een besluit
Een bureau werft een werkvoorbereider. In de verslagweek zijn drie eerste gesprekken gevoerd. Op vrijdag staan twee kandidaten in verdieping en wacht één kandidaat op terugkoppeling over het rooster. Dat is geen telling van zes verschillende kandidaten: de activiteit en de actuele stand beschrijven deels dezelfde mensen.
De nuttige update luidt: drie eerste gesprekken afgerond; twee procedures in verdieping; voor één procedure is bevestiging van het rooster nodig. De opdrachtgever beslist uiterlijk op de afgesproken datum over de roosterruimte. De recruiter koppelt daarna terug aan de kandidaat. De update maakt zichtbaar welk besluit voortgang mogelijk maakt.
Spreek de telregels vooraf af
Definieer wat een gesprek, voorgestelde kandidaat en actieve procedure betekenen. Een intern besproken profiel is niet automatisch aan de opdrachtgever voorgesteld. Een verzonden profiel is niet automatisch gelezen, goedgekeurd of uitgenodigd. Die verschillen zijn belangrijk voor een eerlijke voortgangsbespreking.
Leg ook vast hoe je herhaalde gesprekken en meerdere vacatures telt. Eén persoon kan aan twee procedures deelnemen. Rapporteer dan procedures per opdracht en vermeld dat een organisatiebrede optelling personen kan dubbeltellen. Ontbrekende feedback blijft onbekend; vul haar niet in als een afwijzing om de tabel compleet te maken.
Maak de volgende update controleerbaar
Sluit iedere rapportage af met maximaal enkele concrete acties. Bekijk bij het volgende overleg of het vorige besluit is genomen en welke gevolgen dat had. Als de opdracht verandert, leg de wijziging vast voordat je oude en nieuwe cijfers vergelijkt. Een nieuwe locatie of ander rooster kan de selectie wezenlijk veranderen.
Stuur een gecorrigeerde versie wanneer een belangrijk cijfer fout blijkt. Noteer wat is hersteld en welke conclusie daardoor verandert. Een versienummer met peildatum helpt voorkomen dat de opdrachtgever op een oudere bijlage reageert. Spreek één kanaal en een beperkt aantal bevoegde ontvangers af.
Gebruik Hola als interne onderbouwing
In Hola kun je de procedure voorbereiden vanuit vacatures, kandidaatdossiers, notities en taken. Jullie bureau controleert en deelt de terugkoppeling zelf. Deze gids belooft geen automatisch opdrachtgeverdashboard, klantportaal of geplande rapportmail. Vraag tijdens de demo welke gegevens in jullie inrichting beschikbaar zijn en wat handmatig blijft.
Neem het weekformat mee en laat een fictieve opdracht terugvinden. Controleer samen of een collega de actuele fase, open vraag en verantwoordelijke kan reconstrueren. Dat geeft concreter bewijs van bruikbaarheid dan alleen een scherm met mooie totaalcijfers.
Gratis bestanden om zelf mee te werken
Open de CSV-bestanden in Excel of een ander spreadsheetprogramma. Je hoeft geen e-mailadres achter te laten.
- Download het rapportageformat ↓
Weekformat dat activiteit, actuele stand en open besluiten uit elkaar houdt.
Bronnen en context
- Recruitee: Analytics-dashboards bouwen en navigeren
29 juli 2026. Leveranciersdocumentatie over filters en rapporten. Het weekformat is een eigen werkwijze, geen overgenomen productfunctie.
Bronnen gecontroleerd op 19 oktober 2026. De werkformats en fictieve voorbeelden zijn van Hola Impact. Leveranciersdocumentatie beschrijft het genoemde product; zij bewijst geen functie of klantresultaat van Hola. De voorgestelde werkwijze is geen gemeten prestatieverbetering.
Veelgestelde vragen
Hoe vaak rapporteer je aan een opdrachtgever?
Spreek een ritme af dat past bij de opdracht en de snelheid van besluiten. Dit weekformat is een voorbeeld. Een urgente wijziging of blokkade hoort niet te wachten tot de vaste rapportagedag.
Is een rapportage hetzelfde als een kandidaatvoorstel?
Nee. De rapportage beschrijft voortgang en besluiten rond de opdracht. Een kandidaatvoorstel onderbouwt de mogelijke match van één persoon en vraagt een afzonderlijke afweging over wat je deelt.
Bekijk wat bij jullie werkwijze past.
Neem jullie huidige proces en belangrijkste vraag mee. Tijs of Bo laat zien hoe het Hola-platform daarop aansluit en welke inrichting nodig is.