Bepaal welk probleem de opschoning moet oplossen
Een volle database is niet vanzelf een bruikbare talentpool. Het team kan veel tijd verliezen aan drie profielen van dezelfde persoon, oude beschikbaarheid of onduidelijke broninformatie. Kies één zichtbaar probleem en definieer een meetpunt. Bijvoorbeeld het aantal mogelijke duplicaten dat een recruiter tijdens tien zoekopdrachten tegenkomt.
Noteer het verschil tussen een feitelijk onjuist veld, verouderde informatie en ontbrekende informatie. Een beschikbaarheidsdatum uit vorig jaar is niet automatisch nog geldig. Een leeg veld voor een certificaat betekent dat het onbekend is; het bewijst niet dat de kandidaat het certificaat niet heeft. Behoud dat onderscheid ook bij filters en rapportages.
Een mogelijke dubbeling is nog geen bevestigde identiteit
Vergelijk verschillende aanwijzingen, zoals naam en bestaande contactgegevens, in hun context. Dezelfde naam kan bij twee mensen horen. Een gedeeld telefoonnummer of algemeen e-mailadres kan eveneens bij verschillende personen voorkomen. Laat bij twijfel de dossiers gescheiden en onderzoek via de afgesproken route welke informatie klopt.
Leveranciers hanteren eigen regels voor herkenning en samenvoegen. Recruitee beschrijft bijvoorbeeld signalering op e-mail en telefoon, met gevolgen voor gekoppelde informatie. Neem zulke regels niet automatisch over als jullie beleid. Controleer in jullie eigen systeem wat er gebeurt en of een handeling herstelbaar is.
| Situatie | Eerste beslissing | Controle voordat je wijzigt |
|---|---|---|
| Zelfde naam, andere gegevens | Nog niet samenvoegen. | Controleer of het werkelijk dezelfde persoon is. |
| Zelfde persoon, twee vacatures | Persoon en procedures onderscheiden. | Behoud per vacature status, beoordeling en besluit. |
| Conflicterende beschikbaarheid | Actuele waarde is onbekend. | Laat datum, bron en betekenis bevestigen. |
| Onbekende herkomst of afspraak | Apart laten beoordelen. | Bepaal verantwoord gebruik en eventuele vervolgactie. |
Controleer wat samenvoegen met het dossier doet
Fictief voorbeeld: twee profielen van kandidaat K-210 horen aantoonbaar bij dezelfde persoon. Het ene bevat een lopend gesprek voor een monteursfunctie. Het andere bevat een afgesloten sollicitatie voor teamleider. Na een eventuele samenvoeging moeten de beoordeling en afwijzing bij de teamleiderprocedure blijven, terwijl de afspraak voor monteur zichtbaar en actief blijft.
Controleer ook wie het samengevoegde dossier kan zien, welke bron in rapportages verschijnt en welke afspraken of beperkingen van toepassing zijn. De nieuwste veldwaarde is niet altijd de juiste. Een losse update mag een eerdere, nog geldende instructie van de kandidaat niet stilzwijgend ongedaan maken. Leg conflicten voor aan de verantwoordelijke in plaats van ze automatisch weg te schrijven.
Werk in kleine partijen met een controle achteraf
Maak eerst een overzicht van de voorgestelde acties zonder dossiers te veranderen. Gebruik interne referenties in het opschoonregister; kopieer geen complete cv’s naar een nieuwe spreadsheet. Noteer reden, eigenaar, beslissing en benodigde controle. Controleer vooraf welke herstelmogelijkheden jullie leverancier biedt en wie de uitvoering mag doen.
Voer een beperkte, goedgekeurde groep wijzigingen uit en controleer opnieuw de oorspronkelijke zoekvraag, gekoppelde vacatures en open taken. Aantallen die dalen zijn geen zelfstandig succescriterium. Tien verwijderde profielen kunnen juist informatieverlies betekenen. Een bruikbare uitkomst is dat de bedoelde gegevens beter vindbaar zijn en procedures correct blijven.
Pak de bron van terugkerende vervuiling aan
Als een import iedere week nieuwe dubbelen maakt, is één keer opruimen onvoldoende. Onderzoek invoerregels, bestaande zoekstappen en de manier waarop bestanden worden herkend. Spreek af wie een nieuw profiel mag maken en wanneer eerst naar een bestaand dossier wordt gezocht. Controleer een gewijzigde import met fictieve gegevens voordat hij op echte dossiers draait.
Vraag in een Hola-demo hoe kandidaatprofielen, vacatures en pools voor jullie proces samenhangen en hoe gegevens worden gecorrigeerd. Deze gids belooft geen automatische deduplicatie of herstelbare samenvoegfunctie in Hola. Laat de beschikbare handelingen en beperkingen zien, en bepaal daarna welke opschoonstappen buiten of binnen de gekozen inrichting horen.
Gratis bestanden om zelf mee te werken
Open de CSV-bestanden in Excel of een ander spreadsheetprogramma. Je hoeft geen e-mailadres achter te laten.
- Download het opschoonregister ↓
Gebruik interne referenties om bevindingen en controles vast te leggen. Dit bestand voert geen wijzigingen of verwijderingen uit.
Bronnen en context
- Recruitee Helpcentrum: dubbele kandidaten samenvoegen
Documentatie van 8 april 2025 over productgebonden detectie, samenvoegen en gevolgen. Voorbeeld van vragen die je aan een leverancier stelt; geen beschrijving van Hola-functionaliteit.
De stappen, controles en fictieve voorbeelden zijn eigen redactionele voorstellen van Hola Impact. De externe bron geeft context; functies of resultaten van een andere leverancier zijn geen belofte over Hola. Gecontroleerd op 15 september 2026.
Veelgestelde vragen
Kan ik dubbele kandidaten automatisch verwijderen?
Verwijder niet op basis van één overeenkomst. Controleer identiteit, procedures, afspraken en herstelmogelijkheden. Laat onzekere gevallen beoordelen voordat er een onomkeerbare handeling plaatsvindt.
Welke gegevens zet ik in het opschoonregister?
Gebruik zo weinig mogelijk: interne dossierreferentie, soort probleem, beslisser, actie en controle. Een extra kopie van cv’s en contactgegevens is voor het werkregister meestal niet nodig.
Hoe vaak moet een database worden opgeschoond?
Kies een ritme op basis van instroom en foutpatronen. Begin met een beperkte controle, herstel de oorzaak en meet of hetzelfde probleem terugkomt. Een vaste kalenderactie alleen lost de bron niet op.
Bekijk wat bij jullie werkwijze past.
Neem jullie huidige proces en belangrijkste vraag mee. Tijs of Bo laat zien hoe het Hola-platform daarop aansluit en welke inrichting nodig is.