Scheid de actieve sollicitatie van later contact
Een lopende procedure en een talentpool hebben verschillende doelen. Het afronden van een sollicitatie betekent niet dat je het dossier automatisch voor iedere toekomstige vacature kunt blijven gebruiken. Beschrijf de bedoeling van ieder gebruik en informeer kandidaten op een manier die aansluit op de werkelijke verwerking.
De AVG bevat beginselen zoals dataminimalisatie en opslagbeperking. Een bewaartermijn moet passen bij het doel; daarnaast spelen onder meer grondslag, informatieplicht en rechten van betrokkenen een rol. Laat de concrete termijnen en uitzonderingen voor jullie situatie beoordelen. Eén los genoemd aantal weken of maanden is geen volledig privacybeleid.
Maak een overzicht dat de beheerder kan uitvoeren
Breng niet alleen het ATS in kaart, maar ook mailboxen, exports, bijlagen, opnamen en andere gebruikte diensten. Een verzoek kan anders in het platform zijn afgehandeld terwijl een oude spreadsheet nog rondgaat. Noteer waar gegevens staan en wie er iets kan aanpassen.
| Categorie | Praktische vraag | Verantwoordelijke actie |
|---|---|---|
| Actieve procedure | Welke informatie is nodig om deze sollicitatie te behandelen? | Toegang beperken en dossier actueel houden. |
| Afgeronde procedure | Welk doel resteert en welke termijn is onderbouwd? | Afrondingsdatum en herbeoordeling vastleggen. |
| Talentpool | Waarover is toekomstig contact passend en hoe is dat geregeld? | Contactafspraak, doel en bewaarbeleid controleren. |
| Exports en bijlagen | Waar staan kopieën buiten het hoofdplatform? | Eigenaar, toegang en opruimroute aanwijzen. |
| Opnamen en transcripties | Waarom zijn deze nodig en wie gebruikt ze? | Afzonderlijke verwerking en bewaartermijn beoordelen. |
Koppel afronding aan een controlemoment
Maak bij een afgesloten procedure een beheertaak of andere controle die past bij jullie beleid. Laat de verantwoordelijke beoordelen welke gegevens nog nodig zijn en welke actie volgt. Gebruik een werkelijk bekende afrondingsdatum; een ontbrekende datum moet eerst worden onderzocht.
Test de werking met fictieve gegevens. Controleer of een profiel met twee procedures niet onbedoeld volledig wordt verwijderd wanneer één procedure eindigt. Ga ook na wat gebeurt met bijlagen, notities en koppelingen. Een schermmelding ‘verwijderd’ is geen volledige uitleg van gegevensstromen, back-ups en contractuele afhandeling.
Maak een vaste route voor vragen en verzoeken
Zorg dat medewerkers weten waar zij een verzoek om inzage, correctie of verwijdering naartoe sturen. Leg ontvangst, verantwoordelijke en voortgang vast in een afgeschermd proces. Verifieer identiteit op passende wijze en voorkom dat gegevens aan een verkeerde persoon worden verstrekt.
Laat de inhoudelijke beoordeling uitvoeren door iemand die de toepasselijke rechten, termijnen en eventuele uitzonderingen kent. Geef geen automatische toezegging dat ieder verzoek zonder beoordeling op dezelfde manier wordt afgehandeld. Gebruik het systeem om het werk te organiseren en controleer daarna de daadwerkelijk uitgevoerde actie.
Vraag naar afspraken én aantoonbare handelingen
Bespreek met de leverancier wie welke rol heeft in de verwerking, welke diensten worden ingeschakeld en hoe export, verwijdering en beëindiging worden afgehandeld. Laat relevante afspraken schriftelijk vastleggen. Een algemene tekst ‘AVG-proof’ op een website beantwoordt deze vragen niet.
Vraag in een Hola-demo hoe de gekozen inrichting toegang en kandidaatbeheer ondersteunt en welke handelingen bij jullie team blijven. Maak ook afspraken over buiten het platform opgeslagen bestanden. Software kan onderdeel van een zorgvuldig proces zijn; de aanschaf ervan vervangt jullie verantwoordelijkheid voor inrichting en gebruik niet.
Bronnen en context
- EUR-Lex: Algemene verordening gegevensbescherming
Primaire wettelijke bron, onder meer artikelen 5 en 6 over beginselen en rechtmatigheid, en de bepalingen over informatie en rechten.
- Autoriteit Persoonsgegevens: privacyrechten in de praktijk
Officiële uitleg voor organisaties over het behandelen van privacyrechten.
Dit is een praktische inventarisatie voor procesinrichting, geen juridisch advies of vastgestelde bewaartermijn voor jullie organisatie. Laat concrete grondslagen, termijnen, uitzonderingen en leveranciersafspraken deskundig beoordelen.
Veelgestelde vragen
Hoe lang mag ik sollicitatiegegevens bewaren?
Dat hangt af van het doel en de toepasselijke omstandigheden. Stel een onderbouwde termijn vast voor actieve en afgeronde procedures en eventueel talentpoolgebruik. Laat de concrete regeling beoordelen; onbeperkte opslag is geen passend uitgangspunt.
Is verwijderen uit het ATS voldoende?
Controleer ook kopieën in mailboxen, exports, bijlagen en andere diensten. Leg vast wat de leverancier afhandelt en welke gegevens buiten het platform door jullie organisatie worden beheerd.
Bekijk wat bij jullie werkwijze past.
Neem jullie huidige proces en belangrijkste vraag mee. Tijs of Bo laat zien hoe het Hola-platform daarop aansluit en welke inrichting nodig is.