Bepaal wat de overstap moet behouden
Begin bij het werk dat morgen door moet gaan: open vacatures, kandidaten met een afspraak, beoordelingen die nog wachten en toezeggingen aan opdrachtgevers. Maak per onderdeel duidelijk welke informatie nodig is om zonder het oude scherm verder te kunnen. Alleen aantallen dossiers vergelijken laat niet zien of de juiste kandidaat nog aan de juiste vacature hangt.
Scheid actieve werkgegevens van historie en gegevens die niet meer voor het afgesproken doel nodig zijn. Laat de verantwoordelijke bepalen wat verantwoord meegaat. Een exportrecht betekent niet dat je ieder oud bestand opnieuw moet laden. Deze gids gaat over een bestaand ATS vervangen; bij losse spreadsheets helpt eerst het stappenplan voor Excel.
Leg per gegeven vast hoe het wordt vertaald
Gebruik een vertaaltabel tussen oud en nieuw. De status ‘voorgesteld’ kan bij de ene inrichting een interne shortlist zijn en bij de andere betekenen dat de opdrachtgever het voorstel al heeft ontvangen. Leg naast de veldnaam ook de betekenis vast. Bewaar een herkenbare oude dossierverwijzing als de afgesproken import dat ondersteunt.
Behandel relaties apart: één persoon kan meerdere sollicitaties hebben, een contactpersoon kan bij verschillende opdrachten betrokken zijn en een vacature kan van eigenaar veranderen. Spreek af wat een lege waarde betekent. Een onbekende beschikbaarheid mag niet zonder besluit veranderen in ‘direct beschikbaar’.
| Onderdeel | Controle in de proef | Besluit bij afwijking |
|---|---|---|
| Kandidaat en sollicitatie | Eén persoon, twee procedures en hun eigen fases blijven herkenbaar. | Herstel koppeling vóór vrijgave. |
| Historie en bijlagen | Datum, auteur, documentversie en context zijn terug te vinden. | Ontbrekende onderdelen expliciet oplossen of uitsluiten. |
| Taken en afspraken | Eigenaar, termijn en afgeronde status kloppen. | Open werk opnieuw toewijzen met controle. |
| Toegang | Een beperkte gebruiker ziet alleen het bedoelde dossierdeel. | Geen vrijgave bij onbedoelde toegang. |
Voer een proef uit met moeilijke dossiers
Kies een kleine verzameling gecontroleerde testdossiers met verschillende situaties. Denk aan een dubbele kandidaat, twee gelijknamige personen, een ingetrokken sollicitatie, een vacature met meerdere beoordelaars en een bijlage waarvan de laatste versie belangrijk is. Begin met fictieve gegevens; gebruik echte dossiers alleen via de daarvoor afgesproken en beoordeelde route.
Fictief voorbeeld: kandidaat K-104 zit op vacature V-8 in de gespreksfase en op V-12 in een afgeronde procedure. Na import staat die persoon één keer in de database, maar beide sollicitaties moeten hun eigen betekenis houden. Laat een recruiter de eerstvolgende taak uitvoeren. Een totaal van één kandidaat en twee procedures is onvoldoende als de afwijzing bij de verkeerde vacature staat.
Plan de wijzigingen tussen proef en ingebruikname
Tijdens het testen blijven nieuwe reacties binnenkomen. Leg daarom vast tot welk moment de eerste export loopt, waar nieuwe sollicitaties worden ontvangen en hoe latere wijzigingen worden overgezet. Houd een overzicht bij van nieuwe dossiers, gewijzigde statussen en geplande gesprekken. Wijs één persoon aan die de volledigheid van die laatste overdracht aftekent.
Controleer op het omschakelmoment ook formulieren, mailboxroutes, kalenderafspraken en eventuele koppelingen. Zet een formulier niet al naar de nieuwe omgeving om terwijl het team nog uitsluitend in de oude werkt. Bespreek een terugvalscenario: wanneer wordt de omschakeling gestopt, wie beslist dat en hoe blijven ondertussen ontvangen sollicitaties bewaard?
Maak de vrijgave toetsbaar voor het hele team
Gebruik de gratis acceptatiechecklist om bevindingen, eigenaar en bewijs vast te leggen. Een groen vinkje zonder testvoorbeeld maakt discussie achteraf lastig. Laat zowel een recruiter als een gebruiker met beperkte toegang controleren. Zet kritieke afwijkingen apart van wensen die na de overstap kunnen worden uitgevoerd.
Vraag in een Hola-demo naar de haalbare overdracht van jullie concrete bronbestand, bijlagen en proceshistorie. Deze aanpak belooft geen standaardmigratie uit ieder ATS. De ondersteunde gegevens, begeleiding en eventuele extra werkzaamheden moeten in de inrichting en het voorstel staan. Plan na ingebruikname een controlemoment op open werk, ontvangen sollicitaties en foutmeldingen.
Gratis bestanden om zelf mee te werken
Open de CSV-bestanden in Excel of een ander spreadsheetprogramma. Je hoeft geen e-mailadres achter te laten.
- Download de ATS-migratiechecklist ↓
Werkblad voor proef, afwijkingen, verantwoordelijke en vrijgave. Geen importbestand of automatische migratietool.
Bronnen en context
- RecruitNow: whitepaper datamigratie
Leveranciersdocument over datamigratie, met juli 2024 in het document. Gebruikt als context voor het overstapvraagstuk, niet als actuele marktbenchmark.
De stappen, controles en fictieve voorbeelden zijn eigen redactionele voorstellen van Hola Impact. De externe bron geeft context; functies of resultaten van een andere leverancier zijn geen belofte over Hola. Gecontroleerd op 15 september 2026.
Veelgestelde vragen
Hoe lang duurt overstappen van ATS?
Dat hangt af van de beschikbare export, datakwaliteit, koppelingen en afspraken. Bepaal de planning na een proefmigratie en spreek af welke controles de omschakeling kunnen tegenhouden.
Moeten alle oude kandidaten mee?
Nee. Maak een onderbouwde selectie op het actuele doel, de benodigde historie en jullie afspraken over gegevensverwerking. Laat de eigenaar vastleggen wat meegaat en hoe de rest wordt behandeld.
Kan het oude ATS direct uit?
Pas nadat de overdracht is geaccepteerd en afspraken over toegang, historie, contract en gegevensafhandeling duidelijk zijn. Een geslaagde import alleen bewijst dat nog niet.
Bekijk wat bij jullie werkwijze past.
Neem jullie huidige proces en belangrijkste vraag mee. Tijs of Bo laat zien hoe het Hola-platform daarop aansluit en welke inrichting nodig is.