Bepaal eerst welke gegevens mee mogen en moeten
Maak een inventaris van de bestanden waarin sollicitaties staan: spreadsheets, mailboxen, gedeelde mappen en lokale cv’s. Wijs één eigenaar aan die bepaalt welke versie leidend is. Anders importeer je mogelijk tegelijk de oude kandidatenlijst en een nieuwere kopie met afwijkende statussen.
Verdeel gegevens in actieve procedures, relevante toekomstige contacten en informatie die niet meer nodig is. Controleer doel, toegang en bewaartermijn voordat je iets kopieert. Een overstap is een goed moment om onnodige gegevens te verwijderen volgens jullie beleid, maar geen reden om zonder controle hele mappen te wissen.
Vertaal vrije tekst naar vaste velden
Een kolom ‘status’ bevat in Excel soms tegelijk ‘gebeld’, ‘goede indruk’ en ‘vrijdag terugbellen’. Dat zijn verschillende soorten informatie: een fase, een beoordeling en een taak. Splits ze vóór de import. Anders blijft het nieuwe systeem afhankelijk van het ontcijferen van oude notities.
Gebruik een veldmapping: voor iedere bronkolom staat vast waar de informatie terechtkomt, welk formaat is toegestaan en wie onduidelijkheden beoordeelt. Bewaar vacaturegebonden notities bij de betreffende procedure. Verander ontbrekende informatie niet in een verzonnen status om de import compleet te laten lijken.
| Bron in Excel | Doel in het systeem | Controle |
|---|---|---|
| Naam en e-mail | Kandidaatprofiel | Dubbele personen handmatig beoordelen; gedeelde adressen niet blind samenvoegen. |
| Functie | Vacaturekoppeling | Zelfde functietitel op twee locaties uit elkaar houden. |
| Gebeld, gesprek of voorstel | Procedurefase | Vertaling naar afgesproken fasen vastleggen. |
| Vrijdag terugbellen | Taak met eigenaar en datum | Welke vrijdag en wie belt? Onduidelijkheid eerst oplossen. |
| Cv-bestandsnaam | Bijlage of gecontroleerde verwijzing | Bestand opent en hoort aantoonbaar bij de juiste persoon. |
Test eerst een kleine, afgeschermde import
Begin waar mogelijk met fictieve gegevens om veldformaten, toegang en foutmeldingen te testen. Gebruik echte gegevens alleen wanneer het doel, de omgeving en afspraken daarvoor geschikt zijn. Neem afwijkende situaties mee: twee sollicitaties van één persoon, een ontbrekend telefoonnummer en een kandidaat die zich heeft teruggetrokken.
Controleer niet alleen het aantal rijen. Tien geïmporteerde rijen kunnen nog steeds bij de verkeerde vacature staan. Vergelijk personen, vacaturekoppelingen, status, taken, bijlagen en toegang. Laat een tweede collega steekproeven uitvoeren en leg fouten plus herstel vast. Importeren is niet hetzelfde als goed migreren.
Spreek een duidelijk omschakelmoment af
Bepaal vanaf welk moment nieuwe reacties alleen in de nieuwe werkwijze worden verwerkt. Maak vlak daarvoor een gecontroleerde laatste export en registreer wijzigingen sinds de proefimport. Laat de oude lijst daarna tijdelijk alleen-lezen beschikbaar voor bevoegde controle, binnen jullie bewaarbeleid.
Voorkom dat de import automatisch welkomstmails, afwijzingen of andere kandidaatberichten activeert. Test communicatieregels vooraf en laat bulkacties uit totdat de controle rond is. Spreek een herstelroute af voor verkeerde koppelingen of ontbrekende bestanden, met iemand die het oude en het nieuwe proces begrijpt.
Controleer de eerste werkweek op gemiste acties
Plan een korte dagelijkse controle van nieuwe reacties, open taken en uitzonderingen. Vergelijk met de oude bronnen of er nog sollicitaties op een vergeten e-mailadres binnenkomen. Pas templates, werkafspraken en instructies aan op concrete fouten die het team tegenkomt.
Vraag bij Hola vooraf welke importmogelijkheden en ondersteuning in jullie opdracht zijn afgesproken. Een csv-export uit Excel betekent niet automatisch dat ieder veld en iedere bijlage zonder maatwerk kan worden ingelezen. Het bredere invoeren en trainen van de werkwijze hoort bij het implementatieplan.
Veelgestelde vragen
Moet alle historische kandidaatdata mee?
Nee. Bepaal welke informatie nog nodig is en op welke grond je die verwerkt. Controleer bewaartermijnen en beperk de migratie tot gegevens die je verantwoord kunt gebruiken.
Kan ik tijdens de overstap Excel blijven gebruiken?
Tijdelijk kan dat voor gecontroleerde vergelijking. Spreek af welk systeem leidend is en voorkom dat beide bronnen tegelijk worden bijgewerkt zonder verwerking van de verschillen.
Bekijk wat bij jullie werkwijze past.
Neem jullie huidige proces en belangrijkste vraag mee. Tijs of Bo laat zien hoe het Hola-platform daarop aansluit en welke inrichting nodig is.