Bepaal eerst wat werkelijk moet worden overgenomen
Een lijst met kandidaten is geen overdracht. Begin met de komende contactmomenten, gesprekken, terugkoppelingen aan opdrachtgevers en beslissingen over vacatures. Neem ook lopende reacties buiten het ATS mee voor zover die voor de procedure relevant zijn. Kopieer niet automatisch een volledige mailbox of privégesprekken naar een gedeeld document.
Maak onderscheid tussen tijdelijke vervanging en blijvende overdracht. Bij vakantie kan een collega alleen de geplande acties uitvoeren; bij vertrek moet ook het structurele eigenaarschap worden geregeld. Noteer expliciet wie contactpersoon is voor kandidaat, leidinggevende en eventueel opdrachtgever. Voorkom dat twee recruiters tegelijk verschillende toezeggingen doen.
Gebruik één overdrachtskaart per actieve procedure
Vul het format in het bestaande dossier of in een passend afgeschermd werkdocument in. Gebruik verwijzingen naar de leidende informatie in plaats van overal nieuwe kopieën van cv’s en notities te maken. De datum waarop iets is gecontroleerd hoort bij de kaart.
| Onderdeel | Wat legt de vertrekkende recruiter vast? | Wat controleert de ontvanger? |
|---|---|---|
| Afspraak | Laatste toezegging en datum van terugkoppeling | Kan ik die afspraak uitvoeren? |
| Besluit | Open vraag en bevoegde beslisser | Weet ik wie ik moet bereiken? |
| Context | Relevante bevinding met bron of dossierverwijzing | Is feit van interpretatie gescheiden? |
| Actie | Concrete taak met uiterste datum | Staat de taak op mijn naam? |
| Toegang | Benodigde vacature en documenten | Kan ik de informatie werkelijk openen? |
| Uitzondering | Wat gebeurt er bij uitstel of onbereikbaarheid? | Wie neemt dan het besluit? |
Fictief voorbeeld voor een W&S-bureau
Een recruiter is vanaf donderdag afwezig. Een opdrachtgever zou vrijdag feedback geven op een werkvoorbereider. De kandidaat heeft een update vóór het weekend toegezegd gekregen. ‘Wachten op klant’ is dan onvoldoende context: de vervanger moet weten wie bij de klant reageert, welk punt nog beoordeeld wordt en wat vrijdag aan de kandidaat wordt verteld als de feedback uitblijft.
De overdracht bevat daarom twee taken: feedback controleren en de kandidaat een update geven. De tweede taak blijft bestaan wanneer de eerste niet lukt. De vervanger bevestigt dat beide taken zichtbaar zijn en dat de relevante contactroute beschikbaar is. Het bureau bepaalt zelf welke informatie met de opdrachtgever gedeeld mag worden; de interne overdrachtskaart is geen kandidaatpresentatie.
Laat de ontvanger één dossier zelfstandig doorlopen
Vraag de vervanger een concrete vraag te beantwoorden: wat ga je morgen voor deze kandidaat doen, op basis van welke afspraak, en wat als de leidinggevende niet reageert? Ontbreekt een antwoord, vul dan de overdracht aan. Deze korte oefening controleert meer dan alleen of alle velden gevuld zijn.
Test toegang met de eigen gebruiker van de vervanger. Deel geen accounts. Een verwijzing naar een privénotitie is nutteloos als de ontvanger die niet mag zien. Laat noodzakelijke toegang via de bevoegde beheerder regelen en beperk die tot het werk dat moet worden overgenomen. Bij blijvend vertrek hoort afsluiten van toegang bij het eigen offboardingproces.
Sluit tijdelijke vervanging expliciet af
Plan bij terugkeer een korte terugname. Bespreek gewijzigde afspraken, besluiten, nieuwe kandidaten en zaken die nog wachten. Verplaats open taken bewust naar de nieuwe eigenaar; een afwezigheidsmelding uitzetten draagt het werk niet automatisch terug. Laat voor kandidaten duidelijk blijven wie hun aanspreekpunt is.
Meet de kwaliteit van de overdracht met concrete afwijkingen: gemiste toezegging, dubbele benadering, ontbrekende toegang of actie zonder eigenaar. Vergelijk geen recruiters op het aantal dossiers zonder de werkdruk en complexiteit te kennen. Gebruik de afwijkingen om het format te verbeteren, niet om meer administratie te verzamelen.
Wat kan Hola bij de overdracht ondersteunen?
In de appbron van Hola zijn kandidaatnotities en taken aanwezig met onder meer een toegewezen gebruiker en datum. Daarmee kun je afspraken bij het dossier organiseren. De zichtbaarheid van notities en de inrichting van toegang blijven relevant. Laat in de demo de vervanger inloggen en een open taak terugvinden; een taak aanmaken bewijst nog niet dat de overdracht is begrepen.
Recruitee beschrijft eveneens teamnotities bij kandidaatprofielen en instelbare zichtbaarheid. Dat bevestigt dat gedeelde context een concrete softwarefunctie is, maar niet dat een volledig overdrachtsproces vanzelf ontstaat. Het format op deze pagina is een eigen werkafspraak. Hola belooft hiermee geen automatische vakantievervanging of vervanging van jullie team.
Bronnen en context
- Recruitee: teamnotities (14 november 2022)
Productdocumentatie over notities bij kandidaten en hun zichtbaarheid; op 12 oktober 2026 gecontroleerd.
Bronnen gecontroleerd op 12 oktober 2026. De werkformats en fictieve voorbeelden zijn door Hola Impact opgesteld; het zijn geen gemeten klantresultaten. Leveranciersdocumentatie beschrijft de genoemde leverancier, niet automatisch de mogelijkheden van Hola.
Veelgestelde vragen
Wanneer is een recruitmentoverdracht klaar?
Als de ontvanger toegang heeft, de eerstvolgende acties kan uitleggen en de verantwoordelijkheid heeft geaccepteerd. Alleen een verstuurd bestand is niet genoeg.
Moet ik alle kandidaatdossiers exporteren?
Meestal is een verwijzing naar het leidende dossier bruikbaarder. Voorkom onnodige kopieën en geef alleen passende toegang tot informatie die nodig is.
Wat is het verschil met sollicitanten volgen?
Sollicitanten volgen is het dagelijkse proces. Deze checklist behandelt het moment waarop een andere medewerker verantwoordelijkheid overneemt en later eventueel teruggeeft.
Bekijk wat bij jullie werkwijze past.
Neem jullie huidige proces en belangrijkste vraag mee. Tijs of Bo laat zien hoe het Hola-platform daarop aansluit en welke inrichting nodig is.